Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n rekisteri - ja tietosuojaseloste

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry. noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.


Tietosuojaselosteen pääkohdat:
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteröidyt
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
5. Rekisteröidyn oikeudet
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
8. Käsittelyn kesto
9. Henkilötietojen käsittelijät
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
11. Tietoturva
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
13. Yhteydenotto
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

**

1. Rekisterinpitäjä

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry (Y-tunnus 0575411-9)
Yhteystiedot:
Tampereentie 695
66450 Jakkula
puh. 0451398924
sähköposti vesyvaasa(at)hotmail.com

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, jäsenien, työntekijöiden, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin ja arvontoihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien velvoitteiden hoitaminen; Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistaminen sekä lisäarvon luominen Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:lle; asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito; markkinointitoimenpiteiden suorittaminen; sekä mielipide- ja markkinointitutkimus.
Henkilötietoja käsitellään vain Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n omien sääntöjen sallimissa rekistereissä yhdistyksen toiminnan sujuvuuden mahdollistamiseksi sekä eläinten turvallisuuden ja hyvinvoinnin varmistamiseksi.


4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:
• koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa);
• yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymävuosi);
• asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, asiakasryhmä, äidinkieli, uutiskirjeen lähetysmuoto ja -aika, lahjoitus- ja maksutiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot);
• laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite); sekä
• muut Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.

 

5. Rekisteröidyn oikeudet


Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. kirjallisesti osoitteeseen: Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry c/o Suvi Mäkelä, Tampereentie 695, 66450 Jakkula
Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.
Vastustamisoikeus. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen. Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Valitusoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerättävät henkilötiedot ovat pääasiassa rekisteröidyn itsensä Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:lle antamia tietoja tai verkkosivuston käytöstä muodostettuja tietoja. Tietoja saadaan rekisteröidyltä mm. www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista,asiakastapaamisista tai vastaavista tilaisuuksista ja muista tilanteista joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry kerää henkilötietoja suoraan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:
Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n verkkosivustoa käytettäessä, uutiskirjettä tai muuta materiaalia tilattaessa, palautetta annettaessa tai muutoin Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:een yhteydessä oltaessa, Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n asiakaskyselyihin vastattaessa, ilmoittauduttaessa ja osallistuttaessa Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n järjestämään toimintaan, tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan ja tukemiseen sekä osallistuttaessa Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin. Mikäli rekisteriin annetaan muita kuin rekisteröityä itseään koskevia tietoja, tulee tiedonantajan vakuuttaa, että hänellä on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai mikäli Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry katsoo muutoin harkintansa perusteella olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen.

8. Käsittelyn kesto 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tarvittaessa henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle kuten esimerkiksi tilitoimistolle. Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon kattojärjestönsä SEY Suomen Eläinsuojeluyhdistysten liitto ry:n tehtäväksi.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

11. Tietoturva

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.
Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry:n toimijat, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Sähköiset rekisterit ja niihin tallennetut tiedot on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle sekä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.


12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Yhteydenotto

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensi sijassa sähköpostitse osoitteeseen vesyvaasa(at)hotmail.com tai kirjallisesti osoitteeseen:

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry
℅ Suvi Mäkelä
Tampereentie 695
66450 Jakkula

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Vaasanseudun eläinsuojeluyhdistys ry suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä seloste on julkaistu 25.5.2018.